berghain column – october 2019

berghain okt 2019

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Seven Days

Monday, 10:00 AM. M copies last weekend’s financial transactions into the spreadsheets which he will later use for writing up his annual tax declaration. Expenses for traveling, standard deductions for ‘per diems’ and similar entries fill dedicated columns – once for calculating his income tax and once for his VAT tax declaration, classified by the three different applicable VAT rates. For conversion of payments in foreign currencies he refers to his credit card statement’s corresponding entries as billed in Euro. For cash transactions he identifies the correct rate through the website of Germany’s Bankenverband, by entering the respective amounts and dates. The official per diem values he takes off a list that is published and updated annually by the fiscal authorities. These values he copies into column 1, followed by a log of dates and durations of his travels in order to not confuse the different rates that apply to half and full days.

Then he fills in GEMA forms for the track lists of the DJ sets he played last weekend. Into these he enters titles, composers and composition identification numbers. With this information the public use of his and other people’s compositions could be remunerated correctly – if GEMA did process DJ playlists, which it doesn’t. The reason he still files these forms is that they serve as the basis of his annual application to GEMA’s compensation fund whose stated purpose is to compensate composers whose performed works are not tracked appropriately by GEMA, i.e. pretty much everything heard in techno clubs. M gets around 60 to 120 Euros out of the fund per year.

The afternoon is spent on PR and documentation. M doesn’t upload every set he plays to Soundcloud or Mixcloud anymore, but he does record all. For this he employs a handheld device which in addition to the line signal also captures the crowd noise in the room with its built in microphones. A highpass filter on the latter signal helps avoiding low frequency phase cancellation when both are merged. The result he optimises by uploading the file to LandR (and downloading it once it’s ready). When he is done he goes through the weekend’s photos which he retrieves from Whatsapp, Messenger, Instagram as well as a thorough Google image search. For processing these he usually finds Apple Preview’s tools sufficient. He rips the videos of himself he finds.

For Tuesdays and Thursdays he prepares and schedules Facebook and Instagram posts, leading up to the next weekend or touting other important events. He books boosts for 10 Euros apiece, which he terminates as soon as 30 likes have accumulated. By this simple measure he limits his expenses to an average of below 5 Euros per post, which he finds to offer the best exposure to money ratio. On Tuesdays M also contacts clubs in order to peddle future DJ bookings. He finds the appropriate booking manager contacts by browsing through Resident Advisor’s listings and the linked-up Facebook events. Sorted by regions, he copies these into a Word document in order to also have them at hand for future reference. The timing is deliberate: by Tuesday most promoters are back at their screens. It also gives him about three days to close negotiations or to get them to a stage where they are at least not entirely disrupted by the weekend, thus reducing the risk of being forgotten by next Monday.

While waiting for responses he invites ‘friends’ to register for the events and to mark their status as at least ‘interested.’ On this occasion he also checks RA events to verify that his appearances have been announced correctly and in a timely manner. His policy is to submit an event listing of his own in case a promoter has failed to do so four weeks before the gig. He checks the listings again two weeks before the show and deletes double entries where they occur. Since he can’t delete events once they have been listed by RA, he just deletes the DJ names so the event does not appear in their respective profiles.

For customer orders through Bandcamp, Discogs or Amazon he has set up a routine where he ships vinyl boxes at two specific times every week. Since Deutsche Post doesn’t allow sending merchandise by regular mail anymore he uses the ‘Warenpost International’ service. In order to do so he logs into his commercial account and enters each address and fills in the information required in the customs declaration form, both manually. Sometimes he encounters ‘technical issues’ at the end of this process, which makes all data which he has previously entered disappear. In these cases he repeats the process, but goes through check out after every five units entered. He copies the tracking numbers into messages to the buyers and then prints the address labels. Complaints and status requests (‘Where is my order?’) are handled as quickly as possible in order to keep his ratings high and avoid entanglement with Paypal’s Buyer Protection.

Forehandedly some weeks ago M had obtained an online business VAT certificate as specified in §22f I S.2 UStG (which comes on paper with a seal and signature). Not a day too early: Amazon just sent him an email stating that his sales listings for Germany have been blocked until he uploads a scan of that document. He does so right away and will check progress on getting his account unlocked again for the next five days. He has provided an up to date imprint text for all these sales platforms and has also checked that his presentation meets the demands of the DSGVO norms. For these tasks he uses a paid online imprint generator and checks every three months for updates.

Wednesday morning he processes all uploads to digital download and streaming sites for his label’s latest release. He could enlist the services of a digital distribution company for this, but they would charge a fee or withhold a share of the sales. Thus he does this manually, accessing the individual sites’ ftp servers and upload masks. He coordinated the vinyl pressing himself. In order to avoid his records being held under lock until GEMA clearance arrives, he has signed up for membership of VUT, an association of independent labels. By submitting his membership number to the pressing plant he will have his records shipped out without further delay. He still has to fill in GEMA’s online registration forms for record manufacturing – identifying composers, durations, format details, edition size and wholesale prices for each pressing or repressing (the latter of which he hasn’t had to do so far).

The statutory copies which he is obliged to deliver to the German National Library (two units) and the city and state library of Berlin (one copy) are sent in a timely manner and come with an accurately written delivery slip to avoid misplacement – he makes sure to keep a copy of the receipts. Since the courier company he uses deletes all online delivery data after two years, he tracks each package individually and makes a screenshot of the recipient’s signature on the delivery slip. To his label’s vinyl distributor he mails a promotional report which predominantly lists the feedback which DJs ought to type into a form when they attempt to download the files (“downloading for Richie Hawtin”).

Following up with event promoters and maybe producing new music are what Wednesday afternoons would usually be reserved for. But today M visits the customs office in order to pick up a synthesizer which he ordered at a good price from a seller in the US. The required ATLAS form he could fill in online, but had to print two paper copies of it, together with Ebay’s article description and the Paypal receipt of payment (one copy each). The customs officer enters the ATLAS number into his computer and then spends the better part of ten minutes verifying that the data they see on the screen matches the one on the paper form, which of course is identical. M proceeds to pay customs duties and import tax, receives a five page paper receipt with which he is allowed to collect the package, after the same customs official who wrote it reexamined the written content.

The price paid for the synthesizer is entered into a spreadsheet overview of expenses which M is not allowed to deduct right away in his annual tax declaration, but which have to be written off in three annual instalments. Last year an inspection by his local tax office revealed that M had mistakenly calculated the instalments for the entire year while he was required to do so on a monthly basis, beginning with the month in which he acquired the object in question. Thus he now divides the first annual instalment by twelve and then multiplies it with the number of remaining months for the year. For the three year period he thus calculates a partial deduction for year 1, then one third respectively for years 2 and 3, and the remainder to be written off in what is actually year 4. The sum of these he also enters into a separate list which keeps track of his ‘business assets’ (form AVEÜR), without which he can’t even enter these amounts into the tax return online form (as accessed through the ELSTER online portal which he is required to use). Should he sell the synth after the write-off period, he’d still have to cross it off that list and book the money he got for it as cash inflow, which is then taxed.

M plans to post a photo of his new acquisition (the synth) on Wednesday, shot from an angle that allows him to show off as much expensive-looking gear in the background as possible. While at it, he also sends an application to the federal environmental office for a WEEE registration number. He needs this one when selling synthesizer modules which he builds from DIY kits in his spare time. The required business certificate was already issued at the trade office of his municipality against payment of a fee of 26 Euros. The registration at the chamber of commerce (IHK) follows automatically – he will only need to actively opt out (in writing) of the chamber’s preset policy of sharing his address with all sorts of salesmen who use this data to cold-call newly founded businesses. Attachment G to his tax declaration is something he has to file anyway for his label, so no additional expenditure of time will be required for that. All his other revenue goes into attachment S, with deductions for health care and pension fund contributions listed in attachment V.

In addition to updating and unleashing his scheduled social media posts for the weekend’s gigs, M also updates his data with GVL on Thursday. GVL is a collecting society like GEMA, but is concerned with the rights of recording artists, producers and labels rather than composers. In order to do so, M logs into his label profile and enters the data of his new release into the input form. This requires twelve-digit ISRC codes. In order to be authorised to generate these, he registered with BVMI, Germany’s national ISRC agency, for a fee of 250 Euros. After generating a new set of numbers for the release’s tracks, he copies these into a Word doc in which he keeps track of all numbers, as generated in chronological order. Once he is finished with this process, he logs out, then logs back in with his artist account at GVL. The same data appears, which he now is able to manually assign to his artist profile, track by track. From the first drop-down menu he selects ‘soloist’, and specifies the instrument selection as ‘synthesiser.’ Since GVL makes occasional spot checks, he maintains a folder into which he saves pictures of the labels of his vinyl releases as well as screenshots of Beatport release pages. Keeping GVL updated results in an annual payout of around 30 to 150 Euros for M. Last week he dealt with KSK, Germany’s social insurance agency for artists, for which he supplied an updated estimate of his expected earnings for the year. M submits these updates four times a year in order to avoid trouble in case of an audit.

The next item on M’s to-do list is checking the content of the promotional emails he has received that week. There might be something playable after all. Three hours later the chosen files have been processed with Recordbox, fixing beatgrid detection by hand where necessary. The USB sticks loaded for the weekend.

Thursday evening is the time to print train and bus tickets and to do online check in for flights, if applicable. For the latter he enters his passport or identity card data where required. Then he pays due invoices and notes the expenses in the appropriate spreadsheets. At last he sends his due invoices as PDF files to the respective recipients. For such in Germany he calculates the VAT amounts according to the applicable rate of 7% (§12 II Nr.7a 2nd variant UStG for artistic performances, §12 II Nr.7c UStG for payments regarding copyrights) or 19% (all others). For international invoices he enters his own EU VAT ID number as well as that of the recipient and states their legal address and specifies the type of legal entity. For validating VAT IDs he uses the MIAS online tool as provided by the European Commission. For these revenues M also files a compulsory ‘summary statement’ to the federal central tax office (BZfS), by way of ELSTER.

Where the invoice’s recipient has no such ID number he either adds German VAT, or none when the place of execution of the service (usually a DJ set) is considered offshore. The invoice numbers are generated in consecutive order (1001, 1002, 1003 … ). M keeps track of these in a spreadsheet of their own in order to avoid accidentally assigning the same number to two different invoices. The spreadsheet has five columns: number, date, recipient, reference, applied VAT rate.

For gigs in other EU member states he forwards a scan of the A1 form or prints it on paper where necessary. The A1 certifies which social security legislation applies to its holder, so promoters don’t withhold part of his fees. He regularly obtains an updated form from his health insurance provider. In order to avoid an additional cut to his fees due to foreign taxation efforts, he also applies regularly for a certificate showing his fiscal residence status. He finds the forms in the appropriate language on the BZfS website, which also offers specific forms meeting the legal standards of 22 different countries. Since he must specify the individual occasion for which the certificate is issued, he does so on a weekly basis. Where tax at source cannot be avoided, he asks for and usually receives a withholding tax certificate. He collects these certificates and files them with his tax declaration, accompanied by a written application for exemption under the appropriate double taxation treaties (spreadsheet attached).

Since a new tour begins to take shape, M spends Friday morning writing a grant application to Goethe Institut’s Munich head office. Since he doesn’t succeed always, but when he does he tends to receive 300 to 800 Euros of tour support from them, M spends considerable time drafting the financial plan (spreadsheet) and a text outlining potential impact and prospects for himself, German cultural export in general, empowering local communities and international exchange … He includes two quotes for flights and hotels, which of course will be obsolete by the time when the grant is approved or denied months later. If the grant is approved M makes sure that the institution’s logo appears on all promotional material such as the flyer JPEGs used on Facebook and RA. He tries to reply promptly to all emails from the Munich office as well as the local institute, which he also contacts to offer the contractually agreed spots on the guest list. Despite having sent the guest list as well as the invoice for his performance to the promoter in advance, he prints out both on paper, just in case. At the end of the tour M will format the ‘source and disposition statement’ (spreadsheet), prepare scans of receipts and invoices, photos, press clippings (mostly event announcements in local free city journals) as well as a written final report, all if possible while still at the airport. Now it is 2 PM on Friday and it is time to leave the house until Sunday night.

Sieben Tage

Montag, 10 Uhr. M macht sich daran, die Finanzen des Wochenendes in die einschlägigen Spalten der Excel-Tabelle zu übertragen, aus der er später seine Steuererklärung schöpfen wird. Fahrten, Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Ähnliches wird erfasst. Einmal für die EÜR, einmal nach UmSt-Sätzen sortiert. Fremdwährungsumsätze rechnet er um anhand seiner Kreditkartenabrechnung oder, bei Barzahlungen, mithilfe des Online-Rechners des Bankenverbandes, der taggenaue Umtauschkurse bereitstellt. Die Pauschalen entnimmt er einer Liste und vermerkt in der Spalte daneben die Zeiten der Reise, um nicht irrtümlich ganze Tage anzusetzen, wo nur halbe gelten. Anschließend befüllt er das Formular „Musikfolge“ der GEMA mit seinen Setlists vom Wochenende. Darin vermerkt er Titel, Komponist und Werknummer. Damit könnten seine Tracks wie auch die anderer korrekt abgerechnet werden. Nur dass die GEMA keine Tracklists von DJs auswertet. Die Listen dienen M später nur als Nachweis für seinen jährlichen Antrag beim GEMA-Ausgleichsfonds: diese Einrichtung darf Autoren eine Entschädigung zahlen, deren Werke „in den Programmen nicht oder nicht vollständig erfasst wurden“ – also so ziemlich alles, was in den Clubs läuft, in denen M spielt. So kommt M auf 60 bis 120 Euro extra pro Jahr.

Der Nachmittag gehört PR und Dokumentation. M stellt nicht jedes Set auf Sound- und Mixcloud, nimmt aber alle auf – mit einem handlichen Recorder, der neben dem Line-Signal über ein Mikrofon auch die Atmosphäre im Raum einfängt. Ein Hochpassfilter vermeidet unangenehme Dopplungen im Bass. Beide Spuren mischt er zusammen und optimiert sie mit LandR. Anschließend sichtet er die Fotos vom Wochenende, die ihn über Whatsapp, Messenger, Instagram und eine Google-Suche erreichen. Zur Aufbereitung genügen ihm die Tools in Apple Preview. Videos rippt er.

Für Dienstag und Donnerstag setzt er Posts auf Facebook und Instagram an, die das nächste Wochenende und andere aktuelle Ereignisse verkünden. Er bucht Boosts über jeweils 10 Euro, die er am Tag der Posts abbricht, sobald je 30 Likes erreicht sind. So gibt er im Schnitt weniger als 5 Euro pro Post aus. Ebenfalls Dienstags kontaktiert M Clubs, um Auftritte anzubahnen. Die Kontakte findet er über Resident Advisor Listings und Facebook Events einschlägiger Veranstaltungen. Sortiert nach Regionen speichert er diese in einer Word-Datei ab. Das Timing der Kontaktaufnahme erscheint ihm sinnvoll: Einerseits sind die meisten Beteiligten am Dienstag wieder ansprechbar. Andererseits gibt ihm das die Chance, den Austausch zu einem vorläufigen Abschluss zu führen, bevor diese Personen ihre Aufmerksamkeit auf das Wochenende lenken und am Montag alles vergessen haben. Zwischendurch lädt er „Freunde“ dazu ein, sich bei den Facebook-Events zu zukünftigen Veranstaltungen unter seiner Beteiligung als „going“ oder wenigstens „interested“ bemerkbar zu machen. Bei dieser Gelegenheit kontrolliert er auch, ob die Veranstalter alle Resident Advisor-Eventankündigungen rechtzeitig erstellt haben. Wo dies spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung nicht der Fall ist, macht M dies selbst. Die üblichen Öffnungszeiten und anderen Rahmendaten, die einzutragen sind, entnimmt er den alten Ankündigungen der Clubs. Wenn sich dadurch später Events doppeln, löscht er seine Einträge wieder. Das geht nicht direkt: er umgeht die Schwierigkeit, indem er die Namen der DJs aus dem Event löscht, so dass dieses nicht mehr in den entsprechenden Profilen auftaucht.

Bestellungen auf Bandcamp, Discogs und Amazon versendet er an zwei Tagen der Woche. Seit die Deutsche Post den Versand als Brief verhindert, nutzt er das Produkt „Warenpost International.“ Dazu tippt er jede Adresse einzeln ab und füllt die Zollinhaltserklärung aus. Manchmal vermeldet die Seite zum Schluss „technische Probleme“, woraufhin M alles noch einmal abtippt, aber dann die Zahl der Versandmarken auf fünf pro Einkaufsrunde begrenzt. Die Tracking-Nummern kopiert er in Nachrichten an die Käufer und druckt anschließend die Adresslabel aus. Beschwerden und Nachfragen („Wo ist meine Sendung?“) beantwortet er mit Blick auf Bewertungen und die Unwägbarkeiten des Paypal-Käuferschutzes möglichst sofort. Vorsorglich hat er sich auch eine Bescheinigung nach dem neuen §22f I S.2 UStG beschafft, auf Papier mit Stempel und Unterschrift. Und siehe da – Amazon teilt ihm gerade mit, dass ihm bis zum Hochladen ebendieser die „Berechtigung zum Verkauf in Deutschland“ entzogen wird. Kein Problem – gescannt hat er diese bereits. All diese Seiten hat er bereits DSGVO-konform überarbeitet und alle seine Impressum-Einträge bringt er mit einem (kostenpflichtigen) Generator alle drei Monate auf den neuesten Stand.

Mittwoch früh erledigt M Uploads für Digitalshops und Streaming-Dienste für die neue Veröffentlichung seines Labels. Er könnte das einem Aggregator überlassen. Dieser würde aber Prozente nehmen. Also macht er es von Hand, die entsprechenden FTP-Server und Uploadmasken der einzelnen Platformen nutzend. Die Pressung der Vinylausgabe hat er selbst organisiert. Um nicht auf eine GEMA-Freigabe warten zu müssen, ist M Mitglied im VUT. Mit seiner Mitgliedsnummer, die er dem Presswerk frühzeitig übermittelt, werden ihm die fertigen Platten ohne Zeitversatz direkt zugestellt. Die GEMA-Online-Meldung muss er trotzdem ausfüllen: darin übermittelt er Details zu Kompositionen, Dauern, Format und Auflagenhöhe. Die Pflichtexemplare für die Deutsche Nationalbibliothek und die Landesbibliothek Berlin versendet er zeitnah und mit akkuratem Lieferschein ausgestattet. Seinem Vertrieb schickt er einen Promo-Report, der vor allem aus den Einzeilern besteht, die DJs eintippen müssen, damit sich der Downloadlink öffnet („Downloading for Richie Hawtin“).

Der Nachmittag gehört neben dem Follow Up bei Veranstaltern und falls Zeit bleibt dem Produzieren neuer Musik. Heute fährt M aber zum Zollamt, um einen in den USA billig gekauften Synthesizer abzuholen. Das ATLAS-Formular hat er online ausgefüllt und zweifach ausgedruckt. Zusätzlich hat er die Ebay-Artikelbeschreibung und die Email mit der Bestätigung seiner Zahlung ausgedruckt (einfach). Der Zollbeamte ruft die Daten am Rechner auf und vergleicht diese Zeile für Zeile mit dem Papier, das natürlich identisch ist. Anschließend bezahlt M die Einfuhrgebühren, bekommt eine mehrseitigen Quittung und lässt sich das Paket herausgeben.

Den Kaufpreis trägt er in eine Tabelle der Erwerbungen, die nicht sofort absetzbar sind, sondern über AfA („Abschreibung für Abnutzung“) abgeschrieben werden müssen. Eine Sachverhaltsprüfung seines Finanzamtes im Vorjahr ergab, dass er irrtümlich die Beträge in ganze Jahre aufgeteilt hatte statt in Monate ab „Abfluss“, also Zahltag. Deshalb teilt er nun den jährlich abschreibbaren Betrag nochmals durch zwölf und multipliziert ihn anschließend mit der Zahl der verbleibenden Monate des Erwerbungsjahres. Bei einer dreijährigen Abschreibedauer errechnet er also einen Teilbetrag für das 1. Jahr, je ein Drittel der Gesamtsumme für die nächsten beiden, und was danach übrig ist, darf im 4. Jahr abgeschrieben werden. Um nicht den Überblick zu verlieren, hat er sich eine eigene Tabelle angelegt, in die er die korrekten Summen für diese vier Jahre einträgt. Die Einfuhrumsatzsteuer setzt er im 1. Jahr vollständig ab. Den gesamten Wert trägt er in die separate Aufstellung seines „Betriebsvermögen“ ein. Sollte er den Synthesizer auch nach drei bzw. vier Jahren wieder verkaufen, ist er daraus zu streichen und stattdessen der „Zufluss“ des erzielten Verkaufspreises zu versteuern.

Ein Foto der Neuerwerbung wird er nächsten Mittwoch posten, möglichst aus einem Winkel fotografiert, der es erlaubt, andere teuer aussehende Geräte im Bildhintergrund mit unterzubringen. Bei dieser Gelegenheit schickt er auch einen Antrag an das Bundesumweltamt, um eine WEEE-Registrierungsnummer zu erhalten. Diese benötigt er für Synthesizer-Module, die er aus DIY-Kits selbst zusammengesetzt hat, bevor er sie über Ebay-Kleinanzeigen.de verkaufen kann. Den Gewerbeschein dazu hat er sich bereits für 26 Euro beim örtlichen Gewerbeamt beschafft. Die Anmeldung bei der Berliner Industrie– und Handelskammer erfolgt automatisch. Nur der Nutzung seiner Adress– und Kontaktdaten durch Werbetreibenden musste er aktiv widersprechen. Die Anlage G zu seiner Steuererklärung füllt er ohnehin bereits aus für die Umsätze seines Labels, so dass ihm hier kein Zusatzaufwand entsteht – alles andere trägt er in die Anlage S ein.

Neben den Posts zu den Gigs nutzt er den Donnerstag, um seine Daten bei der GVL zu aktualisieren. Dazu loggt er sich in deren System mit seinem Label-Profil ein und trägt die Daten seiner Veröffentlichungen in die Eingabemaske ein, mit den zwölfstelligen ISRC-Nummern. Den ISRC-Erstinhaberschlüssel dazu hat er sich beim Bundesverband Musikindustrie besorgt. Die vergebenen Nummern speichert er in einem Word-Dokument chronologisch ab. Ist das geschafft, loggt er sich aus und in sein GVL-Künstlerprofil wieder ein. Dort kann er dann seine Beteiligung als „ausübender Künstler“ an diesen Aufnahmen vermerken. Als Rolle an der Aufnahme wählt er „Solist“ und im Untermenü als Instrument „Synthesizer“. Da stichprobenhaft Nachweise gefordert werden, legt er sich einen Ordner an, in dem er JPEGs der Schallplatten-Etiketten und Screenshots der Beatport-Produktseite griffbereit abspeichert. Das bringt ihm zwischen 30 und 150 Euro im Jahr. Letzte Woche gehörte der Künstlersozialkasse (KSK), der er eine aktualisierte Schätzung seines Jahreseinkommens übermittelte, um bei einer Überprüfung keine Schwierigkeiten zu haben. Dieses Update nimmt er vierteljährlich vor. Danach widmet er sich den angesammelten Promo-Emails. Es könnte ja etwas Brauchbares dabei sein. Nach drei Stunden sind die USB-Sticks befüllt und die Files mit Recordbox aufbereitet. Die Beatgrid-Erfassung überprüft er für jeden Track einzeln und bessert wo nötig mit der Maus nach. Dann ist M startklar fürs Wochenende.

Am Donnerstag druckt er sich Tickets für die Deutsche Bahn bzw. Flixbus aus und checkt online für Flüge ein. Anschließend zahlt er fällige Rechnungen und verzeichnet die Ausgaben in der entsprechenden Excel-Tabelle, für die Steuer.Zuletzt versendet er die Rechnungen als PDF. Für solche im Inland errechnet er Steuer, Netto- und Rechnungsbeträge mit den zutreffenden Umsatzsteuersätzen von 7% (künstlerische Darbietung nach §12 Abs.2 Nr.7a 2. Halbsatz UStG, sowie Einnahmen aus der Einräumung von Urheberrechten, §12 Abs.2 Nr.7c UStG) und 19% (alles andere). Für das Ausland gibt er seine EU-VAT-Identifikationsnummer an und schreibt die des Rechnungsempfängers (den er bei juristischen Personen mit der korrekten Rechtsform identifiziert) unter dessen Rechnungsanschrift. Ihm übermittelte ID-Nummern validiert er auf Gültigkeit mit dem MIAS-Online-Tool der Europäischen Kommission. Zu diesen Umsätzen versendet M zeitnah die „Zusammenfassende Meldung“ über das ELSTER-Portal an das Bundeszentralamt für Steuern (BZfS).

Sofern der Rechnungsempfänger keine solche ID-Nr. hat, berechnet er deutsche Umsatzsteuer oder gar keine, sofern der „Leistungsort“ nicht im Inland liegt. Die Rechnungsnummern generiert er fortlaufend, d.h. er trägt sie in ihre eigene Tabelle ein, um sicherzustellen, dass er nicht aus Versehen die gleiche Nummer zwei mal vergibt. Die Tabelle hat fünf Spalten: Nummer, Datum, Empfänger, Rechnungszweck, angewandter Umsatzsteuersatz.

Bei Auftritten im EU-Ausland hängt er einen Scan des Entsendeformulars A1 an oder druckt es wenn nötig auf Papier aus. Dieses lässt er sich von seiner Krankenkasse regelmäßig aktuell ausstellen und belegt damit, dass er in Deutschland als sozial- und rentenversicherungspflichtig erfasst ist. Um im Ausland nicht unnötig Steuern abgezogen zu bekommen, beantragt er rechtzeitig die einschlägige Bescheinigung über die steuerliche Ansässigkeit. Den Vordruck dafür lädt er sich in der einschlägigen Sprache auf der Website des BZfS herunter – dort finden sich auch Formulare für 22 verschiedene Staaten – und schickt diese als Antrag an sein Finanzamt. Da auf den Formularen der konkrete Anlass anzugeben ist, tut er dies zu jedem solchen einzeln. Wo es nicht klappt, lässt sich M vor Ort eine Bescheinigung über abgeführte Quellensteuer ausstellen. Bei seiner jährlichen Steuererklärung fügt er diese Belege bei und beantragt die Entlastung (formlos, aber schriftlich, mit Tabelle).

Da sich eine neue Tour anbahnt, stellt er Freitag früh einen Förderantrag bei der Zentrale des Goethe Instituts in München. Da nicht oft, aber manchmal doch zwischen 300 und 800 Euro dafür drin sind, gibt sich M Mühe beim Aufstellen des Finanzplans (eine Excel-Tabelle) und beim Text, mit dem er Chancen und Perspektiven des Projekts darlegt. Wenn es klappt, sorgt er dafür, dass das Sponsoren-Logo auf allen Flyer-JPGs auftaucht. Die Email-Korrespondenz mit der Zentrale in München, dem Institut vor Ort und diversen Personen in cc, deren Funktion ihm unbekannt bleibt, bearbeitet er immer zeitnah. Die lokalen Mitarbeiter kontaktiert er vereinbarungsgemäß, um ihnen Gästelistenplätze anzubieten. Die Gästeliste wie auch Rechnungen an Clubs druckt er sicherheitshalber auf Papier aus und bringt sie zur Veranstaltung mit. Verwendungsnachweis (Excel), Scans der Quittungen, Fotos, Presseclippings (meist Eventankündigungen in gratis ausliegenden Stadtmagazinen) und schriftlicher Abschlussbericht will M noch am Flughafen vor dem Rückflug zusammenstellen. Es ist 14 Uhr und Zeit, bis Sonntag Abend das Haus zu verlassen.